Word邮件合并怎么用?这两种用法你要会

发布时间:2020-01-03 来源:网络


邮件合并在实际工作中会经常使用到,比如批量生成工作证、标签等,那你真的会用吗?下面一起来看看吧。


一、批量生成工作证


批量生成必要条件


  • 工作证模板

  • 员工的信息表(需要包含模板中的姓名、工作部门以及相应的照片地址

  • 员工照片

  • 以上条件必须在同一文件夹中。


第一步:打开工作证模板,点击邮件——开始邮件合并——信函,之后打开选择收件人,这里我们打开需要的员工信息表格。


具体操作如下:



第二步:插入域


设置好内容之后,点击插入合并域,在相应的位置插入内容,在照片处需要选择插入选项卡,之后再点击文档部件下的域,找到IncludePicture,如图1所示,并且在域属性中输入“照片”(这里可以随便输入任何内容),点击确定,之后按Alt+F9键切换域代码,选中“照片”替换为插入合并域中的“照片”。


图1


具体操作如下:



第三步:完成合并且将文件保存在藏有照片的文件夹下,之后再次打开就可以看到照片了,若是没有全选按F9更新即可。



PS:要注意Excel表格照片的地址格式:



二、批量制作标签


前期准备


准备好Excel表格和Word模板,如下图所示:



制作步骤


第一步:打开Word模板,点击邮件——开始邮件合并——目录,然后在选择收件人中选择使用现有列表,打开相应数据表格即可。



第二步:插入合并域,将相应的单元格放在表格中,然后根据需要点击合并域的内容。



第三步:插入所有内容后,点击完成并合并的下拉框,选择编辑单个文档,点击全部即可看到相应内容。



PS:完成合并之后,你会发现标签中的时间格式不是自己想要的,如下图所示:



这时可以在Word模板中进行更改,在插入内容后及时更改即可。


选中日期内容,按Shift+F9切换域代码,然后在后面添加“/@YYYY-MM-DD”,再次按Shift+F9切换为文字,最后点击完成即可。



以上两种就是邮件合并在实际工作中的用法,希望对大家有所帮助。