你会用Word群发成绩单吗?

发布时间:2019-12-25 来源:网络


工作中经常需要给不同的员工发邮件,如果邮件内容、格式基本一致,如何群发呢?


Word里面有个很好用的功能叫“邮件合并”,结合Outlook,可以帮我们节省不少时间。


比如,我要给员工分别发送他们的成绩单(如图1),含有姓名、成绩以及各自的邮箱。



图1


用到的工具:

1、如上图所示的成绩单(Excel表格);

2、一份Word版成绩通知(简单即可,如图2) ;

3、公司Outlook邮箱



图2


具体操作步骤:

1、Word版成绩通知:


邮件”选项卡-“选择收件人”-“使用现有列表(如图3)”



图3


2、调出Excel成绩单:


点击“打开”,然后弹出”选择表格”窗口,注意勾选数据首行包含列标题(一般默认勾选),点击“确定”(如图4和图5)


图4



图5


3、插入合并域:


这时你会发现原来“选择收件人”右边的灰色区域变成可显示的了,然后依次在下面的横线中点击“插入合并域”中的“姓名”-“理论”-“操作”-“是否通过” (如图6)



图6

4、最后一步:


点击“完成并合并”-“发送电子邮件”,收件人选择“邮箱”,主题行写上:“***公司成绩通知”(如图7)。


点击确定后系统会自动启动Outlook 分别给这些邮箱发送邮件。



图7


最后登录Outlook邮箱,查看一下已发送邮箱,已经按指定邮件地址发出去了。





注意说明:

1、目前貌似只有Outlook邮箱才能使用这一群发功能,Foxmail邮箱不确定能否达到这一效果,有兴趣的朋友可以再研究一下。


2、此方法同样适用于人事部发送工资单等情况。