想要高效工作,这7个Excel设置你一定要知道!

发布时间:2019-12-20 来源:网络


当我们利用Excel进行工作时,看似不起眼的一些小设置,往往却是我们工作是否高效的关键点所在。这些设置通常并不是我们不会使用,而是被忽略掉了。


今天,灵素姐姐和大家聊聊Excel中会影响我们工作效率且经常需要用到的一些设置小技巧。


01  设置自动保存


有些人在使用Excel时忘了及时点击保存,往往导致表格内容的丢失。如果你实在没有按Ctrl+S进行保存的这个习惯,那只能设置自动保存来避免这个问题的出现了。


具体操作:文件→选项→保存→设置自动保存的时间间隔(还可以设置自动恢复的文件地址)



02 设置自动更正选项


有时我们需要重复输入一句话,比如:南京市玄武区孝陵卫钟灵小区华美大厦,如果重复输入这么一句话,有时还可能是一段文本内容,这样确实有点费时费力。为了提高效率,我们可以利用自动更正选项设置一个简短的编码,只需要输入这个简短编码就可以实现整个文本内容的输入了。


具体操作:高级→校对→自动更正选项→“替换”里输入编码→“为”里输入替换的文字内容



03 禁止自动添加超链接


当我们在表格内输入某一网址或者邮箱地址时,会自动形成超链接。如何防止自动生成超链接呢?


具体操作:文件→选项→校对→自动更正→键入时自动套用格式→取消勾选“Internet及网络路径替换为超链接”



04 零值的取消和显示设置


●不显示零值


在使用表格进行数据处理时,有时为了更直观,需要把一些零值给去掉,即不显示零值。


具体操作:文件→选项→高级→取消勾选“在具有零值的单元格中显示零”这个选项



●数字前面显示0


当我们录入一些代号时,比如012、0012,需要在数字前面显示出0,如何解决这个零值的显示问题呢?


具体操作:选择数字所在区域→设置单元格格式→选择文本格式。



05 设置自定义序列


我们通常是根据表格既有的序列进行升降排序,但在实际工作中,有可能需要按照一些特定的顺序进行排列,比如根据某些城市的特定顺序进行排列,这种情况下我们就需要进行自定义排序。具体操作如下:



06 防止自动显示为日期或时间格式


这里我们主要演示一下两种数字输入格式的转化。


首先在表格内输入5/6时,经常会自动显示为日期格式。我们只要进行简单的格式设置就可以防止数字的格式转化:设置单元格格式→选择分数格式。具体操作如下:



当我们在表格内输入4:5时,会自动显示为时间格式。这里我们还是需要进行格式设置防止录入数字的格式转化:设置单元格格式→文本格式。具体操作如下:



07 设置光标移动方向


正常情况下,我们使用鼠标定位单元格,按Enter键后,默认的都是光标向下移动,有时候为了工作便利,需要让光标向其它的方向移动,这就需要我们进行设置更改:

文件→选项→高级→选择按Enter键后移动所选内容。具体操作如下: